مدیریت
دوشنبه, ۱۳ آبان ۱۳۹۲، ۱۱:۳۶ ق.ظ
مدیریت
مدیریت عبارت است از عملی که به صورت آگاهانه و مستمر انجام می شود و به سازمان شکل می دهد. هر سازمان دارای افرادی است که جهت کمک در راه تأمین هدفهای سازمان مسئولیت هایی را می پذیرند. این افراد را مدیر می نامند. این مدیران( مربیان، رهبران، مدیران فروش) بیش از دیگران در سازمان به چشم می آیند، ولی بدون وجود یک مدیریت اثربخش ، احتمالا" سازمان با شکست مواجه خواهد شد.
از سالهای آخر سده نوزدهم متداول است که مدیریت را در چهارچوب چهار وظیفه خاص مدیران ( برنامه ریزی، سازمان دهی، رهبری و کنترل) تعریف کنند. ولی هنوز هم قابل قبول است که بگوییم: مدیریت عبارتست از فرایند برنامه ریزی، سازماندهی، رهبری و اعمال کنترل بر تلاشها و کارهای اعضای سازمان و نیز درمورد استفاده نمودن از منابع سازمانی برای دستیابی به هدفهای اعلان شده سازمان.
فرایند عبارتست از شیوه ای منظم ( سیستماتیک) برای انجام دادن کارها.
برنامه ریزی بدین معنی است که مدیر از قبل درباره هدف ها و اقدامات مورد نظر می اندیشد و کارها یا اقدامات وی بر اساس یک روش، برنامه یا منطق قرار دارد ، و نه براساس نوعی هوس.
سازماندهی عبارتست از تنظیم و تخصیص دادن کارها، اختیارات سازمانی و منابع بین اعضا، به گونه ای که آنها بتوانند به هدفهای سازمان دست یابند.
رهبری مستلزم راهنمای، اعمال نفوذ و ایجاد انگیزه در کارکنان است، به گونه ای که آنها کارهای تخصصی و مورد نظر را انجام دهند. در فعالیتهای رهبری توجه به بعد زمان و روابط انسانی از اهمیت زیادی برخوردار است.
سرانجام مدیر باید مطمئن شود، کارهایی را که اعضا و کارکنان انجام می دهند به گونه ای که سازمان را در جهت هدف های مشخص و مورد نظر سوق می دهد. این کار را اعمال کنترل می نامند و یکی از وظایف اصلی مدیریت است.
سطوح مدیریت:
مدیران رده پایین سازمان، این مدیران در پایین ترین سطح سازمان قرار می گیرند و افرادی هستند که مسئول کارهای دیگران می باشند. آنها را مدیران نخستین سطح سازمان می نامند.مدیران رده پایین سازمان کارکنانی را سرپرستی می نمایند که هیچ نوع کار مدیریتی انجام نمی دهند.مانند: سرپرست کارگاه های تولیدی، سرپرست فنی در یک واحد تحقیقی و مسئول دفتر در یک دفتر بسیار بزرگ. اغلب مدیران رده پایین سازمان را سرپرست می نامند.
مدیران میانی، این عنوان در برگیرنده چند سطح از سازمان می شود.مدیران رده میانی کارها و فعالیت های مدیران رده پایین تر و نیز سرپرستی کارکنان عملیاتی را نیز برعهده می گیرند. مسئولیت اصلی مدیران میانی این است که فعالیت هایی را هدایت و رهبری کنند که بدان وسیله سیاست های سازمان را به اجرا در آید و بین خواست ها یا تقاضای مدیران رده بالاتر و ظرفیت یا توانایی کارفرمایان نوعی تعادل و توازن برقرار کنند.
مدیران ارشد، معمولا" یک گروه کوچک از افراد، مدیریت ارشد را تشکیل می دهند. مدیریت ارشد مسئول همه کارهای مدیریت سازمان است. این مدیران سیاست های سازمان را تدوین می نمایند و روابط متقابل بین واحدهای سازمان و محیط را تعیین می کنند.معمولا" مدیران ارشد دارای عنوان هایی مانند مدیر عامل، رئیس و معاون می باشند.
برنامه ریزی
اهمیت و ضرورت برنامه ریزی
در میان همه وظایف مدیریت برنامه ریزی از اساسیترین آنهاست که مانند پلی زمان حال را به آینده مرتبط می سازد. به عبارت دیگر برنامهریزی میان جایی که هستیم با جایی که میخواهیم به آن برویم پلی میسازد.
از آنجایی که همه سازمانها به دنبال آنند که منابع محدود خود را برای رفع نیازهای متنوع و رو به افزایش خود صرف کنند، پوپایی محیط و وجود تلاطم در آن، و عدم اطمینان ناشی از تغییرات محیطی بر ضرورت انکار ناپذیر برنامه ریزی میافزاید.
تعریف برنامه ریزی
در متون مدیریتی گاهی دو واژه planning , programming را به جای یکدیگر به کار می برند ؛ در حالی که programming به نوعی برنامه ریزی جزئی تر دلالت دارد. برای برنامه ریزی تعاریف متعددی ارائه شده است ؛ بطوریکه هر یک از نظریه پردازان سعی کرده اند با توجه به زمینه تخصصی خود آنرا تعریف کنند . در ذیل چند مورد از این تعاریف ارائه شده است :
۱) برنامه ریزی عبارت است از تصمیم گیری در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گیرد.
۲) برنامه ریزی عبارتست از تعیین هدف و یافتن یا پیش بینی کردن راه تحقق آن.
۳) برنامه ریزی عبارتست تصور و طراحی وضعیت مطلوب در آینده و یافتن و پیش بینی کردن راهها و وسایلی که رسیدن به آن را فراهم کند.
هدف از برنامه ریزی
۱) افزایش احتمال رسیدن به هدف، از طریق تنظیم فعالیتها
۲) افزایش منفعت اقتصادی از طریق مقرون به صرفه ساختن عملیات
۳) متمرکز شدن بر طریق دستیابی به مقاصد و اهداف و احتراز از انحراف از مسیر
۴) مهیا ساختن ابزاری بر کنترل
انواع برنامه ریزی
برنامه ها برای مقاصد متنوعی تنظیم میشوند وبه فراخور هر وضعیت به گونهای متناسب با آن شکل میگیرند لذا دسته بندی ذیل را برای انواع برنامه ریزی عنوان مینماییم :
۱) برنامهریزی تخصصی:
گاهی با توجه به ماهیت تخصصی برخی از وظایف مدیریت برای انجام آنها برنامهریزی میشود. این برنامه ریزیها را برنامه ریزی تخصصی مینامند که بر اساس وظایف مدیریت در سازمان عنوان میگردد.
الف) برنامه ریزی و کنترل تولید (مدیریت تولید): عبارتست از تعیین نیازها و تأمین ابزار و تسهیلات و تربیت نیروی انسانی لازم برای تولید محصولات و کالاها با توجه به تقاضای موجود در بازار و نیازهای پیش بینی نشده جامعه.
ب) برنامه ریزی نیروی انسانی : در این نوع از برنامه ریزی با تعیین افراد مورد نیاز سازمان در سالهای آینده امکانات و تسهیلات مورد نیاز (انتخاب ، آموزش ، ترفیع ، بازنشستگی و ...) تخمین زده میشود. برنامه ریزی نیروی انسانی با تهیه نمودار (ساختار) سازمانی آغاز میشود و مواردی نظیر تهیه نمودار جانشین و ترفیع، تدوین آیین نامه استخدامی و تنظیم برنامه های آموزشی ضمن خدمت را در بر میگیرد.
ج) برنامه ریزی مالی و تنظیم بودجه : عبارتست از تعیین میزان و چگونگی منابع و همچنین تعیین میزان و چگونگی مصارف مالی به منظور تأمین هدفهای موسسه و صاحبان و کنترل کنندگان آن می باشد.
۲) برنامه ریزی عملیاتی (اجرایی)
برنامه های اجرایی برای به اجرا درآوردن تصمیمات راهبردی طرح میشوند به عبارت دیگر برنامه های اجرایی عبارتند از تصمیمات کوتاه مدت که برای بهترین استفاده از منابع موجود با توجه به تحولات محیط اتخاذ میگردند.
مراحل برنامه ریزی عملیاتی عبارتند از :
الف) تدوین برنامه های کوتاه مدت (مانند تنظیم بودجه و زمانبندی)
ب) تعیین معیارهای کمی و کیفی سنجش عملکرد و ارزیابی هزینه های اجرای عملیات
ج) ارزیابی برنامه ها و تعیین موارد انحراف عملکرد از آنها
د) تجدید نظر در برنامه ها و تهیه برنامه های جدید.
۳) برنامه ریزی راهبردی(استراتژیک)
برنامه ریزی راهبردی در بر دارنده تصمیم گیریهایی است که راجع به اهداف راهبردی بلند مدت سازمان می باشند. دراین نوع از برنامه ریزی مقاصد (مأموریتها) و هدفهای سازمان مشخص و اهداف بلند مدت به هدف های کمی و کوتاه که آن را هدفگذاری مینامند ، تجزیه می گردد.
همچنین سیاستهای کلی (تدوین و تنظیم خط مشی ها) و برنامه های عملیاتی طرحریزی می گردد.
برنامه ریزی راهبردی، آینده را پیشگویی نمیکند ولی یک مدیر را می تواند در موارد ذیل یاری دهد:
الف) فائق آمدن بر مسائل ناشی از مقتضیات آتی؛
ب) ایجاد فرصت کافی برای تصحیح خطاهای اجتناب ناپذیر؛
ج) اتخاذ تصمیمهای صحیح در زمان مناسب
د) تمرکز بر انجام فعالیت های ضروری برای رسیدن به آینده مطلوب
بررسی مفاهیم کارایی، اثربخشی و بهره وری در سازمان
بهره وری = کارایی + اثربخشی
در ادبیات مدیریت، اثربخشی را انجام کارهای درست و کارایی را انجام درست کارها تعریف کرده اند. مفهوم اثربخشی در درون مفهوم کارایی جا دارد. کارآیی جنبه کمی و اثربخشی جنبه کیفی دارد.
کارایـــــــی
کارایی به معنای کمترین زمان یا انرژی مصرفی برای بیشترین کاری که انجام شده است. سطح افزایش کارایی مستقیماً بهدست مدیران سپرده شده است. افزایش کارایی موجب ارتقا بهروری و کمک موثر درنیل به اهداف سازمانی خواهد شد.
واژه کارایی، مفهوم محدودتری دارد و در رابطه با کارهای درون سازمانی مورد استفاده قرار میگیرد. کارایی سازمان عبارت است از مقدار منابعی که برای تولید یک واحد محصول به مصرف رسیده است و میتوان آنرا برحسب نسبت مصرف به محصول محاسبه کرد. اگر سازمانی بتواند در مقایسه با سازمان دیگر با صرف مقدار کمتری از منابع به هدف مشخص برسد، میگویند که کارایی بیشتری دارد. بهعبارت دیگر کارایی بهمعنای کمترین زمان یا انرژی مصرفی برای بیشترین کار انجام شده است. یا در واقع نسبت مقدار کاری که انجام می شود به مقدار کاری که باید انجام می گیرد.
اثربخشــــی
منظور از اثربخشی درواقع بررسی میزان موثربودن اقدامات انجام شده برای دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده است. به عبارتی ساده تر در یک مطالعه اثربخشی، میزان تحقق اهداف اندازه گیری می شود. اما به نظر می رسد برای تعریف مفهوم اثربخشی میبایست گامی فراتر نهاد، به این معنا که اثربخشی هنگامی در یک دوره آموزش حاصل خواهد شد که اولا نیازهای آموزشی به روشنی تشخیص داده شود. ثانیا برنامه مناسبی برای برطرف ساختن نیازها طراحی شود. ثالثا برنامه طراحی شده به درستی اجرا گردد و رابعا ارزیابی مناسبی از فرایند آموزش و درنهایت دستیابی به اهداف انجام شود.
تعاریفــــی از اثربخشــــی:
اثربخشی سازمان عبارت است از درجه یا میزانی که سازمان به هدفهای موردنظر خود نائل میآید. اثربخشی یک مفهوم کلی دارد. پیتر دراکر معتقد است اثربخشی یعنی انجام دادن کارهای درست. از نگاه دراکر اثربخشی کلید موفقیت سازمان محســــوب می شود.
اثر بخشی عبارتست از درجه و میزان نیل به اهداف تعیین شده. به بیان دیگر اثربخشی نشان می دهد که تا چه میزان از تلاش انجام شده نتایج مورد نظر حاصل شده است. در حالیکه نحوه استفاده و بهره برداری از منابع برای نیل به نتایج، مربوط به کارآیی می شود.
تجزیه و تحلیل نقطه سربه سر یک طرح اقتصادی
چگونه می توان پیش بینی کرد که یک ایده اقتصادی سودآور خواهد بود؟ صادقانه ترین پاسخ آن است که بگوییم چنین کاری امکان پذیر نیست، اما این بی پاسخی نباید شما را از تلاش برای تحلیل مالی آن ایده اقتصادی باز بدارد. آماده کردن آنچه که به عنوان «تحلیل نقطه سر به سر» یا «پیش بینی نقطه سر به سر» مصطلح است به علاوه چند کار کوچک دیگر می تواند موفق یا ناموفقیت آمیز بودن ایده اقتصادی تان را روشن کند.
تحلیل نقطه سربه سر چه فایده ای دارد؟
تحلیل نقطه سر به سر به شما می گوید که این طرح چه مقدار پول لازم دارد تا به نقطه ای برسد که در آن جا هزینه ها را پوشش داده و در آستانه سوددهی قرار بگیرد.
اگر بتوانید به نقطه سربه سر برسید و یا آن را پشت سر بگذارید، یعنی اگر بتوانید درآمدی بیش تر از مایه کار را که برای پوشش هزینه هایتان لازم دارید، فراهم آورید، آن گاه طرح اقتصادی شما شانس خوبی برای سودآوری خواهد داشت. بسیاری از پیمانکاران با تجربه از تحلیل نقطه سربه سر به عنوان ابزار اولیه نمایش وضعیت پروژه های اقتصادی جدید، استفاده می کنند. آنان اوقات خود را صرف طراحی یک برنامه مبسوط کسب و کار نمی کنند مگر آن که پیش بینی نقطه سر به سر نشانگر سرریز درآمد در مقایسه مایه کار و هزینه های مرتبط باشد.
چگونه می توان یک «تحلیل نقطه سربه سر» را آماده کرد؟
برای تهیه یک تحلیل نقطه سربه سر باید راجع به هزینه ها و درآمدهایتان درکی نزدیک به واقعیت داشته باشید. به همین منظور باید تحقیقی جدی شامل بررسی بازار جهت تعیین حجم فروش محصول یا خدماتتان و نیز تخمینی از هزینه هایتان را ارایه دهید. کتاب ها و برنامه های نرم افزاری طراحی کسب و کار می تواند در تخمین منطقی درآمدها و هزینه ها، کمک موثری کند. شما باید تخمین ها و محاسبات زیر را انجام دهید.
هزینه های ثابت: هزینه های ثابت اصولاً ماه به ماه تفاوت چندانی نمی کند و معمولاً شامل اجاره، بیمه، هزینه های جاری و... می شود. بهتر است چیزی حدود 10 درصد به این هزینه ها هنگام تعیین نقطه سربه سر اضافه کنید تا جبران هزینه های غیرقابل پیش بینی را بکند.
درآمد: این مبلغ نشان دهنده کل درآمد حاصل از فروش شما طی یک دوره مثلاً یک ماه و یک سال است. برای تهیه یک تحلیل معتبر از نقطه سربه سر باید پیش بینی های خود را براساس آنچه واقعاً تصور می کنید اتفاق می افتد و نه آنچه که دوست دارید اتفاق بیفتد، پایه گذاری کنید.
تعداد محصول * قیمت = درآمد
متوسط سود ناخالص از هر فروش: متوسط سود ناخالص، مبلغی است که پس از کسر مایه کار (نرخ خرید محصول یا خدمات باقی می ماند. مثلاً اگر علی، کالایی را به طور متوسط 000ر10 ریال بخرد و به طور متوسط 000ر15 ریال بفروشد، متوسط سود ناخالص وی 000ر5 ریال خواهد شد.)
درصد متوسط سود ناخالص: چنین درصدی نشان دهنده این است که چند ریال از هر یک تومان درآمد، سود ناخالص محسوب می شود. برای محاسبه درصد متوسط سود ناخالص، باید رقم متوسط سود ناخالص را بر متوسط قیمت فروش تقسیم کنیم. به عنوان مثال اگر متوسط سود ناخالص علی برابر پنج هزار ریال و متوسط قیمت فروش وی برابر 15 هزار ریال باشد آن گاه درصد سود ناخالص وی(پنج هزار تقسیم بر 15 هزار)یعنی 33/0 می شود.
محاسبه نقطه سر به سر: اکنون که محاسبات فوق را انجام دادید، تعیین نقطه سر به سر بسیار ساده و آسان خواهد بود. با تقسیم هزینه های ثابت سالانه و یا ماهانه (تخمینی) درصد سود ناخالص به رقمی می رسد که همان درآمد مورد نیاز تا رسیدن به نقطه سر به سر است. مثلاً اگر هزینه های ثابت علی در هر ماه چهار میلیون ریال و درصد سود ناخالص وی طبق تخمین فوق برابر 33/0 باشد، آن گاه نقطه سر به سر علی برای درآمد ماهانه برابر (چهار میلیون تقسیم بر 33/0) یعنی حدود 200ر121ر12 ریال خواهد بود. ضمناً توجه داشته باشید که این رقم شامل هیچ گونه سودی برای علی نیست و صرفاً هزینه های یاد شده وی (در قسمت هزینه های ثابت) را پوشش می دهد.
تحلیل های مالی بیش تر
اگر پیش بینی نقطه سر به سر در طرح شما بیانگر درآمدی بیش تر از آنچه هست که نیاز دارید. به عبارت دیگر هزینه ها پوشش داده می شود و مبالغی هم باقی می ماند، آن گاه باید احساس موفقیت کنید اما هنوز باید حساب کنید که این کار واقعاً چقدر سودآور است و آیا کفاف شیوه زندگی و دیگر مخارج گوناگون شما را می دهد یا نه؟ خلاصه این که پیش بینی نقطه سر به سر ابزاری قوی برای چشم انداز هر فعالیت اقتصادی است، اما اگر خواستید واقعاً سرمایه گذاری کنید و کار را شروع کنید، آن گاه به بررسی های تکمیلی بیش تری نیاز خواهید داشت. مواردی که در زیر می آید از جمله این بررسی های تکمیلی است و برای ترسیم تصویری واضح تر از فعالیت اقتصادی شما مفید است:
پیش بینی سود و زیان: این یک برنامه مقایسه ای ماهانه است که متوجه سود خالص کار می باشد.
برنامه گردش نقدینگی: در این طرح درمی یابید که برای انجام کار در هر ماه واقعاً به چه مقدار نقدینگی نیاز دارید.
تخمین هزینه ها در مرحله شروع: در این قسمت کل هزینه ها تا زمان سوددهی طرح و ایده اقتصادی محاسبه می شود.
- ۹۲/۰۸/۱۳